Il est important de disposer d'un Sirh bien dimensionné par rapport à la volumétrie et au degré de complexité des besoins de la fonction Ressources Humaines.
Si le coeur du Sirh est constitué par les informations personnelles et contractuelles relatives aux salariés, ces données peuvent être exploitées pour des besoins très variés.
La priorité consiste à bien définir ses besoins.
La fonction Ressources humaines au sein de l’entreprise va devoir disposer d’une ou de plusieurs solutions applicatives pour traiter les 3 grands domaines suivants :
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La gestion du personnel
Il s’agit de la gestion administrative (contrats, avenants…), de la paie et de la GTA (gestion du temps et des activités).
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Le développement RH
On trouvera dans ce secteur, le recrutement et la mobilité, les entretiens d’activité et d’évaluation ainsi que la formation.
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Le reporting
Outre la production de tableaux de bord et d’indicateurs légaux (Bilan social), cette fonction est aussi susceptible de concerner des simulations consécutives à des changements dans la politique de rémunération.
Les Solutions SIRH retenues
Il existe alors 3 grands types d’outils pour faire face à ces besoins :
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ERP (Enterprise Resource Planning) : Logiciel généraliste qui couvre un grand nombre de domaines de l’entreprise (Commercial, Finance, Stocks, RH…). Il est clair que pour couvrir autant de domaines, les fonctionnalités présentes en standard sont des fonctionnalités de base. La probabilité d’avoir à effectuer des développements spécifiques pour enrichir le spectre fonctionnel est forte en contrepartie, l’outil est homogène et nécessite pas ou peu d’interface.
Le progiciel SAP est une solution modulaire très répandue qui illustre bien ce que l’on attend d’un ERP.
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Les suites RH
Ces applications sont très spécialisées. Elles constituent une brique du SIRH et nécessitent l’utilisation d’interfaces pour communiquer avec les autres outils RH.
Pourquoi s’embarrasser avec un outil spécialisé qui ne couvre qu’une partie des besoins ? C’est la richesse fonctionnelle sur un segment donné qui fait la différence.
Par exemple, dans une usine ouverte 24h sur 24 avec des rotations horaires très spécifiques (travail de jour, de nuit, multiplicité d’horaires de travail et de primes associées au temps de travail), il n’est pas certain que les modules GTA intégrés au sein d’HR ACCESS ou d’ADP soient suffisants pour gérer l’ensemble des événements liés au temps de travail, on privilégie alors un outil spécifique de gestion du temps (Horoquartz, Chronogestor, Octime…)
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Les logiciels de bureautique
Essentiellement Excel pour le reporting et le contrôle de gestion sociale.
L’outil est maniable. Avec un peu de programmation VBA, les possibilités d’utilisation sont très vastes. Par contre, le risque d’erreur est très fréquent surtout en cas de changement d’utilisateur (faute de mode opératoire sur des créations de tableaux complexes).
On voit bien que la construction d’un SIRH pertinent, ne se limite pas à l’achat d’un logiciel donné, une étude préalable est indispensable pour faire les bons choix.
