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IA Act & RGPD : impact concret sur 5 cas d’usage RH

Cas d'usage IA Act et RGPD

L’IA Act et le RGPD s’appliquent conjointement dès qu’un outil d’IA traite des données de candidats ou de salariés. L’IA Act encadre le système d’IA lui-même (risque, transparence, supervision humaine), tandis que le RGPD encadre le traitement des données personnelles (finalité, base légale, droits des personnes, sécurité).

Voici cinq cas d’usage RH typiques, avec l’impact concret de chaque cadre réglementaire.

1. Chatbot de recrutement (interaction avec les candidats)

Scénario : Un chatbot répond aux questions des candidats, pré-qualifie les profils et oriente vers les offres.

  • IA Act (article 50) : obligation de transparence depuis le 2 août 2026 : le candidat doit être informé qu’il interagit avec une IA.
  • RGPD : le chatbot collecte des données personnelles (CV, réponses, coordonnées). Il faut :
    • Une finalité explicite (recrutement).
    • Une base légale (exécution de mesures précontractuelles ou consentement).
    • Une information claire (mentions d’information, durée de conservation, destinataires).
    • Le respect des droits d’accès, de rectification et d’effacement.
  • Risque principal : opacité du traitement et collecte excessive de données.

 

  • Mesures clés :
    • Mention visible « Vous parlez avec un assistant IA ».
    • Politique de conservation limitée des logs de conversation.
    • Interdiction de saisir des données sensibles (santé, opinions, etc.) dans le chatbot

2. Tri de CV et scoring de candidats

Scénario : Un outil classe les candidatures, attribue un score et propose une short-list.

  • IA Act : usage classé « haut risque » (annexe III) : obligations complètes à partir du 2 décembre 2027 (documentation technique, gestion des risques, qualité des données, supervision humaine, information des personnes).

 

  • RGPD :
    • Base légale : mesures précontractuelles (article 6.1.b) ou consentement selon le cas.
    • Information spécifique sur l’existence d’une décision automatisée et ses effets (article 13–14).
    • Droit à l’intervention humaine, à la contestation et à l’explication (article 22).
  • Risque principal : discrimination, biais, décision entièrement automatisée sans contrôle humain.

 

  • Mesures clés :
    • Supervision humaine effective : un recruteur doit pouvoir contester et passer outre le score.
    • Tests de non-discrimination (taux de sélection par groupe) et documentation
    • Information claire aux candidats : « Votre candidature est évaluée à l’aide d’un système d’IA ».

3. Évaluation de la performance et répartition des tâches

Scénario : Un système analyse l’activité des salariés (productivité, temps de traitement, comportements) pour évaluer la performance et attribuer des tâches.

  • IA Act : haut risque (annexe III) : mêmes obligations que pour le recrutement, applicables à partir de décembre 202

 

 

  • RGPD :
    • Finalité limitée et légitime (gestion des ressources humaines).
    • Principe de minimisation : ne collecter que les données strictement nécessaires.
    • Information des salariés et, en France, consultation du CSE avant déploiement.
  • Risque principal : surveillance excessive, pression psychologique, décisions automatisées impactant la carrière.

 

  • Mesures clés :
    • Contrôle humain : un manager doit valider toute décision importante (promotion, sanction, licenciement).
    • Transparence interne : expliquer aux salariés quels indicateurs sont utilisés et comment.
    • Limitation de la conservation des données de suivi.

4. Génération de contenus RH (offres d’emploi, comptes-rendus, communications)

Scénario : Les équipes RH utilisent un générateur de texte pour rédiger des offres, des lettres de refus, des comptes-rendus d’entretien.

  • IA Act (article 50) : depuis le 2 août 2026, obligation de marquer les contenus générés par IA (texte, image, audio, vidéo) et d’informer lorsque c’est pertinent pour le public.

 

  • RGPD :
    • Si le contenu inclut des données personnelles (noms, situations individuelles), il faut respecter les principes de minimisation et de confidentialité.
    • Attention aux outils qui utilisent les prompts pour entraîner leurs modèles : vérifier les clauses contractuelles et les options de désactivation
  • Risque principal : fuite de données sensibles via les prompts, publication non marquée de contenus IA.

 

  • Mesures clés :
    • Interdire la saisie de données personnelles sensibles dans les outils d’IA générative non approuvés.
    • Mettre en place un marquage interne (ex. « Document rédigé avec assistance IA ») et, si nécessaire, un watermarking technique.
    • Choisir des fournisseurs qui n’entraînent pas leurs modèles sur vos données

5. Analyse émotionnelle ou catégorisation biométrique

Scénario : Un outil analyse les expressions faciales, la voix ou d’autres signaux biométriques pendant un entretien vidéo pour évaluer l’état émotionnel ou la personnalité.

  • IA Act : article 50(3) impose d’informer les personnes exposées du fonctionnement du système et de traiter leurs données conformément au RGPD. Certains usages biométriques peuvent même être interdits selon leur finalité.

 

  • RGPD :
    • Les données biométriques sont des données sensibles (article 9) : traitement en principe interdit, sauf exceptions très encadrées (consentement explicite, intérêt vital, etc.).
    • Obligation de réaliser une analyse d’impact (AIPD) et de mettre en place des mesures de sécurité renforcées
  • Risque principal : illégalité du traitement, atteinte grave aux droits des personnes, sanctions élevées.

 

  • Mesures clés :
    • En pratique, éviter ce type d’usage en RH sauf base légale très solide et AIPD favorable.
    • Information claire et explicite des candidats/salariés.
    • Documentation stricte des finalités, durées et mesures de sécurité.

Tableau récapitulatif : IA Act vs RGPD par cas d’usage

Cas d’usage IA Act : niveau de risque Obligations IA Act clés Obligations RGPD clés
Chatbot de recrutement Risque limité (article 50) Informer qu’il s’agit d’une IA Finalité, base légale, information, droits des personnes
Tri de CV / scoring Haut risque (annexe III) Documentation, supervision humaine, information, qualité des données (dès déc. 2027) Article 22 (décision automatisée), information spécifique, droits d’accès/contestations
Évaluation performance / tâches Haut risque (annexe III) Gouvernance des données, contrôle humain, information (dès déc. 2027) Minimisation, information des salariés, consultation CSE, sécurité
Génération de contenus RH Risque limité (article 50) Marquage des contenus générés, information si pertinent Protection des données dans les prompts, clauses fournisseurs, minimisation
Analyse émotionnelle / biométrie Risque élevé / possible interdiction Information stricte, possible interdiction selon finalité Données sensibles (art. 9), AIPD, mesures de sécurité renforcées

En pratique : 5 questions à se poser avant de déployer un outil d’IA en RH

  1. Quelles données personnelles sont traitées ? (CV, évaluations, biométrie, logs)
  2. Quelle est la finalité exacte et la base légale ? (recrutement, gestion, consentement ?)
  3. L’outil est-il classé haut risque par l’IA Act ? (annexe III : recrutement, évaluation, biométrie)
  4. Comment informer candidats et salariés ? (chatbot, décision automatisée, contenus générés)[
  5. Qui supervise humainement et comment contester une décision ? (recruteur, manager, procédure interne)

Ces cinq cas montrent que l’IA Act et le RGPD ne bloquent pas l’innovation RH, mais imposent une approche documentée, transparente et centrée sur le contrôle humain.[

DSN

DSN 2026 : la nouvelle fiabilisation de la quotité de travail change vos contrôles paie

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Fiabilisation DSN

 

 

La fiabilisation de la quotité de travail en DSN devient le sujet paie à surveiller cette semaine. Mise à jour le 21 août 2026, la fiche consigne dédiée aux salariés de droit privé rappelle les règles de déclaration de cette donnée souvent sous-estimée. L’enjeu n’est pas seulement documentaire : une quotité mal calculée ou mal transmise peut dégrader les contrôles des organismes sociaux, perturber certains droits et révéler des incohérences entre le contrat, le logiciel de paie et la DSN.

Pour les équipes RH et paie, cette actualité invite donc à passer d’une logique de correction ponctuelle à une véritable démarche de qualité des données. Voici ce que cette consigne change concrètement et comment préparer son SIRH.

Pourquoi la quotité de travail est une donnée sensible en DSN

La quotité de travail traduit le temps de travail rattaché au contrat d’un salarié sur le mois déclaré. Elle doit être distinguée de la quotité de référence, qui correspond à la durée servant de base de comparaison, généralement celle d’un salarié à temps plein dans l’entreprise ou selon les règles applicables. Cette différence est essentielle pour éviter de confondre le temps réellement prévu au contrat avec une simple présence ou avec le nombre d’heures effectivement travaillées.

La donnée intervient dans la lecture de la situation du salarié : temps partiel, évolution contractuelle, entrée ou sortie en cours de mois, suspension du contrat ou changement de durée collective. Une erreur peut ainsi produire une DSN techniquement acceptée mais incohérente sur le fond. C’est précisément ce type d’anomalie que les démarches de fiabilisation cherchent à réduire.

La mise à jour concerne les salariés titulaires d’un contrat de droit privé. Elle ne signifie pas nécessairement qu’une nouvelle règle de rémunération est créée. Elle clarifie surtout les attendus déclaratifs et les contrôles à mener en amont de l’envoi. Cette nuance doit être expliquée aux managers et aux gestionnaires : le risque se situe d’abord dans la qualité du paramétrage et des données sources.

Les principales erreurs à rechercher dans la paie

Un mauvais rapprochement entre contrat et bulletin

Le premier contrôle consiste à comparer la durée prévue au contrat avec la quotité enregistrée dans le dossier salarié. Une modification de temps de travail saisie dans le module RH mais non reprise dans la paie peut créer un écart dès le mois concerné. Le cas est fréquent lors d’un avenant signé en cours de période, d’un passage à temps partiel ou d’un retour à temps complet.

Il faut également vérifier la gestion des entrées et sorties. Un salarié présent seulement une partie du mois ne doit pas être traité comme un salarié dont la quotité contractuelle aurait changé pour tout le mois. Les règles de proratisation et les dates d’effet doivent rester cohérentes dans le contrat, le bulletin et le bloc DSN correspondant.

Des unités de mesure mal interprétées

La fiche consigne rappelle l’importance de l’unité de mesure et de la quotité mensuelle du contrat. Le paramétrage doit donc éviter les conversions automatiques non maîtrisées entre heures, jours, pourcentage et durée collective. Une valeur « 80 » peut, selon le champ concerné, être comprise comme 80 % ou 80 heures : l’absence de référentiel partagé est une source classique d’erreur.

Les entreprises doivent enfin isoler les situations atypiques : forfait en jours, contrats avec répartition variable, travail intermittent ou plusieurs contrats simultanés. Ces dossiers nécessitent une lecture conjointe de la convention collective, du contrat et de la documentation DSN. Une règle générique appliquée à tous les salariés n’est pas suffisamment sécurisée.

Quel plan d’action pour les RH et le SIRH ?

La priorité est de réaliser un contrôle ciblé avant la prochaine clôture de paie. Il n’est pas nécessaire de revoir immédiatement tous les dossiers si l’entreprise dispose d’un effectif important. Un échantillon orienté vers les populations à risque permet d’identifier rapidement les défauts de paramétrage.

  • extraire les salariés à temps partiel, les contrats modifiés récemment et les entrées-sorties du mois ;
  • rapprocher durée contractuelle, quotité de référence, bulletin et données DSN ;
  • documenter les règles d’alimentation des rubriques dans le logiciel de paie ;
  • corriger les anomalies puis conserver la preuve du contrôle effectué.

Le SIRH doit ensuite intégrer des contrôles bloquants ou, au minimum, des alertes. Une quotité vide, supérieure à la référence ou incohérente avec la catégorie du salarié devrait déclencher une vérification avant génération de la DSN. L’idéal est également de centraliser la donnée contractuelle afin d’éviter les ressaisies entre gestion administrative, gestion des temps et paie.

Anticiper plutôt que corriger les rejets DSN

La fiabilisation de la quotité de travail est un bon révélateur de la maturité du processus paie. Une entreprise qui corrige uniquement le fichier après un retour de contrôle traite le symptôme, mais conserve la cause dans son SIRH. À l’inverse, le rapprochement automatisé des données et la traçabilité des avenants réduisent les corrections manuelles et sécurisent les déclarations récurrentes.

Action recommandée : inscrivez dès maintenant la quotité de travail dans votre campagne mensuelle de contrôle DSN. Faites valider les cas complexes par le référent paie ou le conseil social, puis transformez les anomalies constatées en règles de paramétrage. Cette démarche courte permettra de fiabiliser les prochaines déclarations sans attendre un rejet ou une demande d’explication d’un organisme social.

Article rédigé à partir de la fiche consigne DSN consacrée à la fiabilisation des données individuelles et des informations de référence publiées par Net-entreprises et l’Urssaf,

Sources : https://www.net-entreprises.fr/ https://www.urssaf.fr/

DSN

Sortie de DSN en 2027 : La nouvelle procédure du GIP-MDS

Sortie DSN 2027
Le GIP-MDS a publié une nouvelle fiche consigne concernant la Déclaration Sociale Nominative (DSN). À partir de 2027, une procédure simplifiée permettra aux établissements n’ayant aucun salarié à déclarer de formaliser leur sortie du dispositif.
Chaque mois, les entreprises ont l’obligation légale de déposer une DSN pour chacun de leurs établissements. Cependant, certaines situations particulières — comme une cessation d’activité ou une gestion d’activité saisonnière — laissent parfois des structures sans aucune rémunération à verser.
Pour simplifier la gestion administrative de ces périodes creuses, le GIP-MDS (Groupement d’Intérêt Public Modernisation des Déclarations Sociales) lève une interdiction technique majeure. Dès 2027 (norme P27V01), les déclarants pourront officiellement demander la sortie de la DSN.
Comment déclarer la sortie du dispositif DSN à partir de 2027 ?
Jusqu’à présent, la rubrique dédiée à cette démarche était bloquée. À partir de 2027, pour notifier l’URSSAF ou la MSA de votre sortie, vous devrez obligatoirement renseigner la ligne suivante :
    • Rubrique : « Demande de sortie de la DSN – S21.G00.11.024 »
    • Valeur à inscrire : « 01 – Demande de sortie de la DSN »

Cette option sera réservée exclusivement aux DSN mensuelles sans individu (type S20.G00.05.002), qu’il s’agisse d’une déclaration normale (02) ou d’une annulation et remplacement (05).
⚠️ Attention : Le bouton physique « Sortie de la DSN » actuellement disponible sur le tableau de bord Net-Entreprises va disparaître. Le dépôt de cette DSN sans individu deviendra la seule méthode légale.

Dès réception du fichier, l’organisme social fermera le compte cotisant de l’établissement. Aucun compte-rendu métier (CRM) spécifique ne sera envoyé : c’est le certificat de conformité du dépôt qui servira de preuve de validation.
Les conditions obligatoires avant de quitter la DSN
Vous pouvez déclencher cette procédure dans trois cas précis : un changement de situation juridique, une cessation d’activité définitive, ou une sortie temporaire (saisonniers).
Toutefois, le GIP-MDS rappelle que la sortie ne peut se faire qu’à une condition stricte : toutes les obligations déclaratives et financières doivent être à jour. Vous devez impérativement avoir déclaré et réglé :
    1. Les salaires, rappels et régularisations antérieures (primes, intéressement, participation).
    2. Les cotisations à la maille établissement (comme la contribution AGEFIPH), peu importe leur échéance.

Zoom sur les formalités annuelles
Toutes les déclarations annuelles ou non mensuelles doivent être intégrées au plus tard dans l’ultime DSN sans individu portant la sortie. Sont notamment visés :
    • L’assujettissement à la taxe sur les salaires (bloc S21.G00.44).
    • La DOETH (Déclaration Obligatoire d’Emploi des Travailleurs Handicapés).
    • Les déductions du solde de la taxe d’apprentissage.

Les CRM non mensuels restants (effectifs, AT/MP, rappels annuels) seront automatiquement rattachés à cette dernière DSN transmise.
Annulation et procédure de retour en DSN
Si vous changez d’avis avant l’échéance de la DSN, vous pourrez envoyer une DSN « 05 – annule et remplace sans individu ».
Si l’échéance est dépassée, ou si vous devez réactiver votre établissement après une fermeture temporaire (par exemple, au début d’une nouvelle saison touristique), la démarche est simple. Il suffira de transmettre une Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE). Le dépôt de la DPAE réactivera automatiquement le compte cotisant auprès de l’URSSAF ou de la MSA, vous permettant de soumettre à nouveau vos DSN mensuelles habituelles dès le premier mois de reprise.