La migration d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un projet stratégique majeur pour toute entreprise. Au cœur de cette transition complexe se trouve une étape décisive et à haut risque : le plan de bascule. C’est le moment précis où l’on éteint l’ancien système pour démarrer le nouveau. Une opération chirurgicale qui ne laisse aucune place à l’improvisation.
Qu’est-ce qu’un plan de bascule SIRH ?
Le plan de bascule, est la feuille de route détaillée de toutes les actions à mener pour passer de l’ancien SIRH au nouveau. Il décrit qui fait quoi, quand et comment, durant la période critique de transition. Son objectif principal est d’assurer la continuité des opérations, en particulier la production de la paie, sans perte de données et en minimisant l’impact pour les collaborateurs et l’entreprise.
Pourquoi cette étape est-elle si critique ?
Négliger le plan de bascule expose l’entreprise à des risques majeurs :
- Erreurs de paie : Des bulletins de salaire incorrects, payés en retard ou non versés.
- Perte de données : Une reprise incomplète des historiques ou des informations salariés.
- Rupture de service : Une incapacité à réaliser des tâches administratives essentielles (contrats, déclarations sociales, etc.).
- Perte de confiance : Des salariés et managers frustrés par un outil non fonctionnel.
Un plan de bascule réussi est donc le garant de la crédibilité de votre projet SIRH.
Le déroulé chronologique de votre plan de bascule
Le succès de la bascule ne se joue pas le jour J, mais plusieurs semaines, voire plusieurs mois en amont. Voici les phases à respecter.
Phase 1 : La Préparation (J-30 à J-60)
Cette phase consiste à finaliser la planification et à s’assurer que toutes les conditions sont réunies pour le grand saut.
- 1. Validation des tests de paie : C’est le prérequis fondamental. Vous devez avoir réalisé plusieurs cycles de « paie à blanc » ou de « double paie ». Cela signifie traiter la paie en parallèle sur l’ancien et le nouveau système avec des données réelles pour comparer les résultats au centime près. La bascule ne peut être envisagée que lorsque les résultats sont 100% identiques et validés par les équipes métier.
- 2. Finalisation et communication du rétroplanning : Établissez un planning détaillé, heure par heure pour les jours critiques. Identifiez tous les acteurs (RH, Paie, DSI, prestataire externe, etc.), leurs rôles et responsabilités. Communiquez ce planning à toutes les parties prenantes.
- 3. Gel des configurations : Décrétez un gel total des paramétrages sur l’ancien et le nouveau système. Toute modification non planifiée est désormais interdite pour garantir la stabilité des deux environnements.
- 4. Plan de communication utilisateurs : Préparez les communications qui seront envoyées aux salariés et aux managers pour les informer de l’indisponibilité temporaire des services et des nouvelles procédures à venir.
Phase 2 : Le Verrouillage et l’Arrêt des Systèmes (J-5 à J-1)
La tension monte. Il s’agit maintenant d’arrêter progressivement les flux pour préparer la migration des données finales.
- 1. Arrêt de la production de paie sur l’ancien système : C’est la décision officielle de produire le dernier bulletin de paie sur l’ancien outil. Une fois cette paie validée et les virements envoyés, le système est considéré comme « fermé » pour toute nouvelle production.
- 2. Réorientation des flux de variables : Communiquez clairement aux managers et aux salariés la date et l’heure limites pour soumettre des variables de paie (absences, primes, acomptes) dans l’ancien système. Mettez en place une procédure temporaire (souvent via des fichiers Excel partagés) pour collecter les variables qui surviendraient entre l’arrêt de l’ancien système et la mise en route du nouveau. C’est une étape cruciale pour ne perdre aucune information.
- 3. Extraction finale des données : Procédez à l’extraction définitive des données de l’ancien SIRH. Il s’agit des données qui n’ont pas pu être migrées en amont car elles étaient encore « vivantes » : soldes de congés à jour, informations personnelles récemment modifiées, etc.
Phase 3 : La Bascule (Le Jour J)
C’est la phase la plus courte mais la plus intense. Elle se déroule souvent sur un week-end pour minimiser l’impact opérationnel.
- 1. Arrêt technique de l’ancien SIRH : L’équipe DSI arrête complètement l’accès à l’ancien système pour tous les utilisateurs. Il est généralement placé en mode « lecture seule » pour consultation future si nécessaire.
- 2. Injection du complément de données : Les données extraites lors de la phase 2 sont vérifiées, transformées si besoin, et injectées dans le nouveau SIRH. C’est le « complément à la reprise des données » qui assure que le nouveau système démarre avec une situation 100% à jour.
- 3. Contrôles et audits post-migration : Une fois les données injectées, des contrôles techniques et fonctionnels sont impératifs. Des scripts sont lancés pour vérifier l’intégrité des données (ex: le nombre de salariés est-il le même ?), et l’équipe RH/Paie effectue des sondages sur des dossiers salariés complexes pour s’assurer que tout est correct.
- 4. Go / No-Go final : C’est le point de décision ultime. Sur la base des résultats des contrôles, le comité de pilotage donne son accord (« Go ») pour ouvrir le nouveau système, ou, en cas de problème majeur non résolu, décide de reporter (« No-Go ») et d’activer le plan de repli .
Phase 4 : L’Ouverture et le Support (J+1 à J+30)
- 1. Ouverture du nouveau SIRH : Le nouveau système est ouvert aux utilisateurs. La communication est envoyée aux salariés et managers pour les inviter à se connecter.
- 2. Intégration des variables de paie collectées : Les variables de paie qui ont été collectées manuellement durant la bascule sont maintenant saisies dans le nouveau SIRH.
- 3. Support renforcé (« Hypercare ») : Mettez en place une cellule de support dédiée avec des experts fonctionnels et techniques pour répondre immédiatement aux questions des utilisateurs et résoudre les premiers bugs. Cette période de « soins intensifs » dure généralement de deux à quatre semaines.
- 4. Surveillance de la première paie : La première paie produite par le nouveau système est l’épreuve du feu. Elle doit faire l’objet de contrôles et de validations encore plus poussés que d’habitude pour garantir qu’aucun détail n’a été manqué durant la bascule.
Le plan de bascule est le point d’orgue de votre projet de migration SIRH. Une approche méthodique, une communication sans faille et une collaboration étroite entre les équipes Paie, RH et DSI sont les clés pour transformer cette opération à haut risque en un succès probant.
