La gestion des notes de frais est un enjeu quotidien pour les entreprises, qu’elles soient petites ou grandes, mais aussi pour les indépendants. En 2025, grâce à l’automatisation et à la digitalisation, cette tâche administrative devient plus simple et plus efficace. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour optimiser la gestion des notes de frais dans votre organisation.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document qui récapitule une ou plusieurs dépenses personnelles engagées par un collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle1. Ce document, transmis à l’employeur, permet d’obtenir le remboursement des sommes avancées. Pour être valide, chaque dépense doit être :

• Nécessaire à l’activité professionnelle

• Modérée (pour éviter un reclassement en avantage en nature)

• Justifiée par une facture ou un reçu

Les différents types de notes de frais

Les notes de frais couvrent un large éventail de dépenses professionnelles, parmi lesquelles :

• Frais de déplacement : billets de train, d’avion, indemnités kilométriques, péages, taxis

• Frais de repas : déjeuners ou dîners lors de rendez-vous professionnels ou de missions à l’extérieur

• Frais d’hébergement : nuitées à l’hôtel ou dans des logements temporaires

• Frais divers : stationnement, fournitures professionnelles, inscriptions à des séminaires ou conférences

Qui est concerné par les notes de frais ?

Toute personne qui engage des dépenses professionnelles doit présenter des justificatifs pour obtenir un remboursement. Les profils concernés sont :

• Les dirigeants d’entreprise

• Les salariés (particulièrement les commerciaux, mais aussi tout collaborateur en déplacement ou formation)

• Les indépendants (freelances, travailleurs autonomes) qui doivent conserver leurs justificatifs pour déduire ces frais de leur chiffre d’affaires

Cadre légal et obligations de l’entreprise

Pour qu’une note de frais soit remboursée, elle doit impérativement être accompagnée d’un justificatif. En l’absence de preuve, le remboursement est impossible et la dépense peut être requalifiée en avantage en nature par les autorités fiscales. La conservation des justificatifs est obligatoire pendant 10 ans (article L.123-22 du Code de commerce), mais la dématérialisation est désormais acceptée, à condition que les documents numérisés aient une valeur probante.

Comment établir correctement une note de frais ?

La législation ne prévoit pas de format spécifique, mais un justificatif doit comporter :

• L’identité du commerçant ou du prestataire

• La date de la dépense

• Une description claire de l’achat ou du service

• Le montant total TTC

• Le montant et le taux de TVA

Pour les repas au restaurant, il est recommandé de mentionner le nom du salarié ou le nombre de participants.

Remboursement des notes de frais : modes et délais

Les entreprises peuvent choisir entre plusieurs modes de remboursement :

• L’avance de frais : le salarié reçoit une somme prédéfinie avant ses dépenses

• Le remboursement au réel : l’employeur rembourse les frais engagés sur présentation de justificatifs

• Le remboursement au forfait : une somme fixe est versée selon un barème annuel défini par l’URSSAF

Le délai légal de remboursement est de 5 ans, mais la plupart des entreprises remboursent sous 1 mois, comme le prévoit souvent la politique interne ou la convention collective.

Digitalisation et automatisation des notes de frais

La digitalisation du processus permet de gagner en efficacité :

• Saisie simplifiée : les salariés enregistrent leurs dépenses en temps réel via une application mobile

• Calcul automatique : les barèmes et plafonds sont intégrés, limitant les erreurs

• Suivi centralisé : toutes les demandes sont visibles sur une plateforme unique

Modèles de notes de frais pour chaque type d’entreprise

• Modèle simplifié pour les PME : informations de base, date, nature de la dépense, montant TTC, espace pour joindre les justificatifs

• Modèle détaillé pour les grandes entreprises : informations complètes, catégories spécifiques de dépenses, champs pour la TVA, section d’approbation

• Modèle pour les déplacements professionnels : frais de transport, hébergement, repas, commentaires

• Modèle pour les repas et hébergements : date, lieu, nombre de convives, montants HT et TTC, factures jointes

Conseils pour optimiser la gestion des notes de frais

• Centralisez les demandes sur une plateforme unique

• Automatisez les vérifications (barèmes, plafonds, justificatifs)

• Fixez des délais de validation clairs

• Établissez des règles internes précises (dépenses admissibles, plafonds, délais de soumission et de remboursement)

• Formez les collaborateurs à la gestion des justificatifs et à l’utilisation des outils numériques

Éviter les erreurs courantes

• Frais non justifiés : toujours exiger des justificatifs pour chaque dépense

• Mauvaise saisie des montants : utiliser des outils numériques pour limiter les erreurs manuelles

• Délais dépassés : fixer des échéances précises pour la soumission et le remboursement

En 2025, la gestion des notes de frais est plus simple et plus efficace grâce à la digitalisation et à l’automatisation. En respectant les obligations légales, en utilisant les bons outils et en établissant des règles internes claires, les entreprises gagnent en productivité et en sérénité dans la gestion de leurs dépenses professionnelles.