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Paie, RH

Paie des Contrats Saisonniers – été 2025

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La gestion de la paie des contrats saisonniers en 2025 est un enjeu clé pour de nombreux secteurs, notamment l’hôtellerie, la restauration, l’agriculture et le tourisme. La période estivale constitue le moment idéal pour effectuer un rappel des règles de gestion.

Qu’est-ce qu’un contrat saisonnier ?

Le contrat saisonnier est un type de CDD (Contrat à Durée Déterminée) destiné à répondre à des besoins de main-d’œuvre liés à des activités récurrentes sur une période donnée (été, vendanges, stations de ski, etc.). Il se distingue par sa durée limitée et par l’absence de prime de précarité à la fin du contrat.

Rémunération des salariés saisonniers en 2025

La paie des contrats saisonniers est calculée sur une base horaire, et non mensuelle. Le salaire minimum varie selon l’âge du salarié :

  • 16 ans : 80 % du SMIC horaire, soit 9,50 € bruts/heure en 2025.

  • 17 à 18 ans : 90 % du SMIC horaire, soit 10,69 € bruts/heure en 2025.

  • 18 ans et plus : 100 % du SMIC horaire, soit 11,88 € bruts/heure en 2025.

Le salarié saisonnier peut également bénéficier d’avantages en nature (repas, logement), selon l’entreprise.

Temps de travail et heures supplémentaires

  • Durée légale : 35 heures par semaine.

  • Heures supplémentaires :

    • Majoration de 25 % pour les 8 premières heures au-delà de 35h.

    • Majoration de 50 % à partir de la 9e heure supplémentaire.

  • Limites :

    • Maximum 10 heures par jour (8h pour les moins de 18 ans).

    • Maximum 48 heures par semaine, ou 44 heures en moyenne sur 12 semaines.

    • Pas plus de 40 heures supplémentaires par trimestre.

Congés payés et indemnités

  • Acquisition : 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois travaillé, même à temps partiel.

  • Indemnité compensatrice : Si les congés ne sont pas pris pendant le contrat (cas le plus fréquent), le salarié perçoit une indemnité de 10 % du salaire brut total (heures supplémentaires incluses) à la fin du contrat.

Prime de fin de contrat et ancienneté

  • Prime de précarité : Contrairement aux CDD classiques, il n’y a pas de prime de précarité à la fin d’un contrat saisonnier.

  • Prime d’ancienneté : Possible pour les salariés ayant cumulé plusieurs contrats saisonniers dans la même entreprise.

Renouvellement et reconduction

  • Renouvellement : Le contrat saisonnier peut être renouvelé sans délai de carence, dans la limite de 8 mois au total.

  • Reconduction automatique : Depuis 2017, un salarié ayant effectué au moins deux saisons consécutives dans la même entreprise bénéficie d’un droit automatique à la reconduction, sous réserve de poste disponible et compatible avec sa qualification.

Obligations de l’employeur

  • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) à l’URSSAF avant l’embauche

  • Contrat écrit obligatoire remis au salarié dans les 48h suivant l’embauche, mentionnant notamment la rémunération, la durée, le poste, les avantages en nature…

  • Respect du droit du travail et de la convention collective applicable au secteur (hôtellerie-restauration, agriculture…)

  • Santé et sécurité : Information sur les risques, visite médicale si nécessaire, équipements de protection

Points clés à retenir pour optimiser la paie saisonnière

  • Respecter les minimas légaux selon l’âge du salarié.

  • Bien comptabiliser les heures supplémentaires et appliquer les bonnes majorations.

  • Prévoir le versement de l’indemnité compensatrice de congés payés.

  • Ne pas verser de prime de précarité, mais anticiper une éventuelle prime d’ancienneté.

  • S’assurer de la conformité des contrats pour éviter la requalification en CDI

La paie des contrats saisonniers en 2025 est encadrée par des règles strictes : rémunération horaire selon l’âge, pas de prime de précarité, indemnité de congés payés, et obligations précises pour l’employeur. Maîtriser ces éléments permet d’optimiser la gestion RH et d’éviter les litiges.

 

Paie, RH

Jusqu’à 5 acomptes par mois, une charge démesurée pour le service paie ?

5 acomptes par mois

 

Une proposition de loi déposée à l’Assemblée nationale le 4 juin 2025 vise à permettre aux salariés mensualisés de demander jusqu’à cinq acomptes sur salaire par mois, dans la limite de la moitié de leur rémunération mensuelle. Cette mesure, encore au stade de projet, entend offrir une plus grande flexibilité financière aux salariés, leur permettant d’adapter leurs rentrées d’argent à leurs besoins immédiats et de limiter le recours au crédit à la consommation ou au découvert bancaire.

Rappel sur le fonctionnement des acomptes

L’acompte sur salaire correspond à la rémunération d’un travail déjà effectué, versée avant la date normale de paiement. Par exemple, un versement le 15 du mois pour les 15 premiers jours travaillés, alors que la paie intervient habituellement en fin de mois. Ce dispositif se distingue de l’avance sur salaire, qui porte sur un travail non encore réalisé. Actuellement, tout salarié mensualisé peut exiger un acompte correspondant à la moitié de son salaire pour une quinzaine, l’employeur étant tenu d’accepter la première demande chaque mois, mais pouvant refuser les suivantes.

La proposition de loi de juin 2025 introduit deux nouveautés majeures :

  • Les salariés pourraient demander jusqu’à cinq acomptes par mois (au lieu d’un seul aujourd’hui), sans justification à fournir.

  • Le montant total des acomptes ne pourrait pas dépasser la moitié du salaire mensuel, comme actuellement.

La charge de travail pour le service paie

L’augmentation du nombre d’acomptes sollicités par salarié aurait un impact direct sur la charge de travail du service paie. Aujourd’hui, la gestion des acomptes reste souvent manuelle et rigide, impliquant des contrôles, la préparation de reçus, la saisie des montants, et la déduction sur la paie finale. Chaque demande nécessite un suivi administratif précis pour garantir la conformité légale et éviter les erreurs de calcul.

Avec la possibilité de cinq demandes par mois, la volumétrie des opérations à traiter serait démultipliée :

  • Multiplication des saisies et contrôles individuels

  • Suivi renforcé pour éviter les dépassements du plafond légal

  • Gestion des reçus et de la traçabilité des versements

  • Communication accrue avec les salariés concernant les montants disponibles et les retenues sur la paie finale

Pour les services paie non équipés de solutions automatisées, cette évolution représenterait une lourde charge administrative, augmentant le risque d’erreurs et la pression sur les équipes RH. Selon les retours d’expérience, la gestion manuelle des acomptes est déjà perçue comme archaïque et peu flexible, freinant la communication et l’adoption du dispositif par les salariés.

L’apport des solutions technologiques (Earned Wage Access)

Face à cette complexification, des solutions numériques d’accès anticipé au salaire (Earned Wage Access, EWA) émergent et s’intègrent directement dans les systèmes de paie. Ces plateformes permettent aux salariés de suivre en temps réel leur rémunération acquise et de demander des versements partiels de façon automatisée. Pour le service paie, l’automatisation réduit considérablement la charge administrative, sécurise les flux, et limite les risques d’erreur.

Les avantages de ces outils sont multiples :

  • Diminution du temps de traitement par les équipes RH

  • Suivi automatisé des plafonds et de la fréquence des demandes

  • Génération automatique des justificatifs et intégration dans la paie mensuelle

  • Confidentialité et traçabilité accrues

Risques et précautions à prendre

Si la flexibilité offerte par les acomptes et l’EWA améliore le bien-être financier des salariés et l’attractivité de l’employeur, elle n’est pas sans risques : surconsommation du salaire avant la fin du mois, mauvaise gestion budgétaire, dépendance à l’acompte, voire frais additionnels selon les plateformes utilisées. Il est donc essentiel d’accompagner l’adoption de ces dispositifs par une sensibilisation à la gestion financière et un encadrement des pratiques.

L’évolution du cadre légal vers une multiplication des acomptes sur salaire répond à une demande de flexibilité des salariés, mais représente un défi organisationnel majeur pour les services paie. Sans automatisation, la charge de travail risque d’augmenter de façon significative. L’intégration de solutions numériques d’EWA apparaît comme une réponse incontournable pour concilier souplesse pour les salariés et maîtrise des processus pour l’entreprise, tout en veillant à une utilisation responsable de ces nouveaux outils.

  1. https://formulepaie.fr/acces-anticipe-au-salaire-ewa-opportunite-ou-risque
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Comment gérer les notes de frais en 2025

Gestion notes de frais

La gestion des notes de frais est un enjeu quotidien pour les entreprises, qu’elles soient petites ou grandes, mais aussi pour les indépendants. En 2025, grâce à l’automatisation et à la digitalisation, cette tâche administrative devient plus simple et plus efficace. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour optimiser la gestion des notes de frais dans votre organisation.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document qui récapitule une ou plusieurs dépenses personnelles engagées par un collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle1. Ce document, transmis à l’employeur, permet d’obtenir le remboursement des sommes avancées. Pour être valide, chaque dépense doit être :

  • Nécessaire à l’activité professionnelle

  • Modérée (pour éviter un reclassement en avantage en nature)

  • Justifiée par une facture ou un reçu

Les différents types de notes de frais

Les notes de frais couvrent un large éventail de dépenses professionnelles, parmi lesquelles :

  • Frais de déplacement : billets de train, d’avion, indemnités kilométriques, péages, taxis

  • Frais de repas : déjeuners ou dîners lors de rendez-vous professionnels ou de missions à l’extérieur

  • Frais d’hébergement : nuitées à l’hôtel ou dans des logements temporaires

  • Frais divers : stationnement, fournitures professionnelles, inscriptions à des séminaires ou conférences

Qui est concerné par les notes de frais ?

Toute personne qui engage des dépenses professionnelles doit présenter des justificatifs pour obtenir un remboursement. Les profils concernés sont :

  • Les dirigeants d’entreprise

  • Les salariés (particulièrement les commerciaux, mais aussi tout collaborateur en déplacement ou formation)

  • Les indépendants (freelances, travailleurs autonomes) qui doivent conserver leurs justificatifs pour déduire ces frais de leur chiffre d’affaires

Cadre légal et obligations de l’entreprise

Pour qu’une note de frais soit remboursée, elle doit impérativement être accompagnée d’un justificatif. En l’absence de preuve, le remboursement est impossible et la dépense peut être requalifiée en avantage en nature par les autorités fiscales. La conservation des justificatifs est obligatoire pendant 10 ans (article L.123-22 du Code de commerce), mais la dématérialisation est désormais acceptée, à condition que les documents numérisés aient une valeur probante.

Comment établir correctement une note de frais ?

La législation ne prévoit pas de format spécifique, mais un justificatif doit comporter :

  • L’identité du commerçant ou du prestataire

  • La date de la dépense

  • Une description claire de l’achat ou du service

  • Le montant total TTC

  • Le montant et le taux de TVA

Pour les repas au restaurant, il est recommandé de mentionner le nom du salarié ou le nombre de participants.

Remboursement des notes de frais : modes et délais

Les entreprises peuvent choisir entre plusieurs modes de remboursement :

  • L’avance de frais : le salarié reçoit une somme prédéfinie avant ses dépenses

  • Le remboursement au réel : l’employeur rembourse les frais engagés sur présentation de justificatifs

  • Le remboursement au forfait : une somme fixe est versée selon un barème annuel défini par l’URSSAF

Le délai légal de remboursement est de 5 ans, mais la plupart des entreprises remboursent sous 1 mois, comme le prévoit souvent la politique interne ou la convention collective.

Digitalisation et automatisation des notes de frais

La digitalisation du processus permet de gagner en efficacité :

  • Saisie simplifiée : les salariés enregistrent leurs dépenses en temps réel via une application mobile

  • Calcul automatique : les barèmes et plafonds sont intégrés, limitant les erreurs

  • Suivi centralisé : toutes les demandes sont visibles sur une plateforme unique

Modèles de notes de frais pour chaque type d’entreprise

  • Modèle simplifié pour les PME : informations de base, date, nature de la dépense, montant TTC, espace pour joindre les justificatifs

  • Modèle détaillé pour les grandes entreprises : informations complètes, catégories spécifiques de dépenses, champs pour la TVA, section d’approbation

  • Modèle pour les déplacements professionnels : frais de transport, hébergement, repas, commentaires

  • Modèle pour les repas et hébergements : date, lieu, nombre de convives, montants HT et TTC, factures jointes

Conseils pour optimiser la gestion des notes de frais

  • Centralisez les demandes sur une plateforme unique

  • Automatisez les vérifications (barèmes, plafonds, justificatifs)

  • Fixez des délais de validation clairs

  • Établissez des règles internes précises (dépenses admissibles, plafonds, délais de soumission et de remboursement)

  • Formez les collaborateurs à la gestion des justificatifs et à l’utilisation des outils numériques

Éviter les erreurs courantes

  • Frais non justifiés : toujours exiger des justificatifs pour chaque dépense

  • Mauvaise saisie des montants : utiliser des outils numériques pour limiter les erreurs manuelles

  • Délais dépassés : fixer des échéances précises pour la soumission et le remboursement

En 2025, la gestion des notes de frais est plus simple et plus efficace grâce à la digitalisation et à l’automatisation. En respectant les obligations légales, en utilisant les bons outils et en établissant des règles internes claires, les entreprises gagnent en productivité et en sérénité dans la gestion de leurs dépenses professionnelles.