Le déploiement d’un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) est un projet structurant mais risqué. Entre les promesses des éditeurs et la réalité opérationnelle de l’entreprise, l’écart peut parfois être coûteux. C’est ici qu’intervient le POC ou Proof of Concept. Souvent négligée, cette étape de « preuve de concept » est pourtant le meilleur rempart contre l’échec d’un projet informatique.

Qu’est-ce exactement qu’un POC dans le contexte RH ? Comment le différencier d’un pilote ? Et surtout, comment le mettre en œuvre pour garantir le ROI de votre futur outil ? Décryptage.

1. Qu’est-ce qu’un Proof of Concept (POC) SIRH ?

Le Proof of Concept (littéralement « Preuve de Concept ») est une réalisation expérimentale courte et délimitée. Son objectif est simple : démontrer la faisabilité d’une solution logicielle sur un périmètre précis avant de signer un contrat global.

Contrairement à une simple démonstration commerciale, le POC permet de tester le logiciel en conditions quasi-réelles avec vos propres données ou processus.​

La différence entre POC, Prototype et Pilote

Pour bien comprendre, il faut distinguer trois notions souvent confondues :​

• Le POC (Faisabilité) : On vérifie si « ça peut marcher ». Exemple : Est-ce que l’outil peut gérer nos règles spécifiques d’heures supplémentaires ?

• Le Prototype (Maquette) : On visualise à quoi « ça pourrait ressembler ». C’est souvent une coquille vide ou semi-fonctionnelle pour valider l’ergonomie.

• Le Pilote (Pré-déploiement) : La solution est achetée et installée, mais on la déploie d’abord sur une petite population (une filiale, un service) avant la généralisation.

2. Pourquoi faire un POC avant de choisir son logiciel RH ?

Lancer un POC répond à trois enjeux majeurs pour la Direction des Ressources Humaines et la DSI.

A. Valider la faisabilité technique (Intégrations)

Un SIRH ne vit pas seul. Il doit dialoguer avec la Paie, la Compta ou l’Active Directory. Le POC permet de vérifier concrètement si les API ou les connecteurs proposés par l’éditeur fonctionnent réellement avec votre architecture existante.

B. Tester l’adéquation fonctionnelle (Le « Vrai » besoin)

Chaque entreprise a ses spécificités (conventions collectives complexes, accords d’entreprise atypiques).

• Exemple concret : Une entreprise de BTP avec des règles de paniers repas et de zones très complexes ne peut pas se contenter d’une démo standard. Le POC servira à paramétrer cette règle précise pour voir si le logiciel tient la route sans développement spécifique coûteux.​

C. Limiter le risque financier (ROI)

Un POC coûte peu (parfois même financé par l’éditeur en avant-vente) par rapport au coût d’une licence annuelle. Il permet un « No-Go » rapide si la solution n’est pas mature, évitant ainsi un investissement à perte (« Sunk Cost »).

3. Les 4 étapes pour mener un POC SIRH efficace

Pour qu’un POC soit une véritable aide à la décision et non une perte de temps, il doit être cadré méthodiquement.​

Étape 1 : Le Cadrage (Scope)

Ne testez pas tout le logiciel ! Sélectionnez 1 ou 2 processus critiques (les « pain points »).

• Mauvais objectif : « Tester le module Congés ».

• Bon objectif (SMART) : « Vérifier si le module gère l’acquisition des CP en jours ouvrables avec régularisation automatique selon l’accord 2024 ».

Étape 2 : La définition des KPIs

Comment saurez-vous si le POC est réussi ? Définissez des indicateurs de succès en amont :​

• Taux d’erreur : Doit être < 1% sur le calcul testé.

• Temps de traitement : Réduction de 30% par rapport au processus Excel actuel.

• Expérience utilisateur : Note de satisfaction > 4/5 auprès du panel testeur.

Étape 3 : L’exécution sur un jeu de données « Miroir »

L’éditeur paramètre la solution sur un environnement de test (Sandbox). Vous lui fournissez un jeu de données anonymisé mais réel (ex: l’historique des congés de 50 collaborateurs). C’est le moment de vérité.

Étape 4 : Le Bilan (Go / No Go)

À la fin de la période (généralement 2 à 4 semaines), l’équipe projet analyse les résultats face aux KPIs. Si les feux sont au vert, le POC valide le choix de la solution et rassure la Direction Générale.

4. Exemple concret : Un POC sur l’IA dans le recrutement

Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite acquérir un ATS (Applicant Tracking System) doté d’une Intelligence Artificielle pour le tri des CV, un sujet très actuel.​

• Le problème : Les recruteurs passent 4h/jour à trier des CV non pertinents.

• L’objet du POC : Tester la capacité de l’IA à pré-qualifier les CV aussi bien qu’un humain.

• Le Test : On injecte 500 anciens CV (dont on connaît déjà le sort : embauché ou rejeté) dans l’outil.

• Résultat attendu : L’IA doit retrouver les profils « embauchés » avec un taux de correspondance > 80%.

• Conclusion : Si l’IA ne trouve que 50% des bons profils, le POC démontre que la technologie n’est pas mature pour ce besoin spécifique. L’entreprise économise ainsi le coût d’une licence inutile.

Conclusion

Le Proof of Concept n’est pas une perte de temps, c’est une assurance-vie pour votre projet SIRH. Dans une démarche de transformation digitale RH, il permet de passer de la promesse commerciale à la preuve opérationnelle.

Pour les responsables SIRH, c’est aussi un excellent outil de conduite du changement : en impliquant des utilisateurs clés dès cette phase de test, vous créez les premiers ambassadeurs de la future solution.