Pour les employeurs, l’enjeu principal de l’arrêté du 4 septembre 2025 est d’anticiper la disparition programmée de la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) et de maîtriser l’augmentation des coûts sociaux qui en résultera. Cette nouvelle réglementation unifie le régime des frais professionnels et met fin à un dispositif qui permettait d’abattre l’assiette des cotisations sociales pour certaines professions, obligeant les entreprises à revoir leur politique de rémunération et de gestion des frais.

Points Clés :

• Extinction programmée de la DFS : L’arrêté du 4 septembre 2025 acte la suppression progressive de la DFS pour huit secteurs d’activité, avec un calendrier de sortie s’étalant de 2026 à 2038 selon les professions concernées (BTP, propreté, transport, aviation, spectacle, etc.).
• Nouvelles modalités de gestion : Le texte remplace l’arrêté du 20 décembre 2002 et redéfinit le cadre de l’indemnisation des frais professionnels, soit par le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs, soit par des allocations forfaitaires dont les plafonds sont précisés.
• Renforcement des obligations de l’employeur : Tant que la DFS reste applicable, l’employeur doit impérativement recueillir le consentement annuel et éclairé du salarié, l’informer des conséquences sur ses droits sociaux (retraite, indemnités journalières) et être en mesure de prouver que le salarié engage bien des frais non remboursés par ailleurs.

En résumé, la réforme impose aux employeurs une double démarche : gérer rigoureusement la sortie progressive du dispositif de la DFS pour les secteurs concernés et adapter leurs pratiques de paie et de gestion des frais professionnels pour se conformer au nouveau cadre réglementaire unifié. Cette anticipation est cruciale pour maîtriser l’impact financier de la fin de cet abattement sur les charges sociales.

Impacts des déductions forfaitaires spécifiques pour l’employeur en 2025

La gestion de la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) en 2025 impose aux employeurs une vigilance accrue, tant sur le plan financier que sur le plan administratif. La suppression progressive de ce dispositif entraîne une augmentation mécanique des charges sociales et renforce les obligations de l’employeur, augmentant ainsi le risque de redressement en cas de manquement.

Augmentation du coût employeur et gestion de la paie

L’impact le plus direct de la réforme pour l’employeur est l’augmentation du coût du travail pour les salariés concernés. La DFS permettait d’appliquer un abattement sur l’assiette des cotisations sociales, réduisant de fait le montant des charges patronales.

• Fin de l’assiette réduite : En appliquant la DFS, le salaire brut soumis à cotisations était diminué du taux d’abattement (par exemple, 10 % pour les ouvriers du bâtiment). La disparition de cet abattement signifie que les cotisations seront calculées sur 100 % du salaire brut, ce qui se traduit par une hausse directe des charges.
• Plafonnement de la Réduction Fillon : Depuis 2020, l’application de la DFS est moins avantageuse en raison d’une limitation de la réduction générale de cotisations patronales (ex-réduction Fillon). Celle-ci est plafonnée à 130 % du montant de l’allègement qui aurait été calculé sans l’application de la DFS, ce qui neutralise une partie du gain sur les bas salaires.

La sortie progressive du dispositif, avec une réduction annuelle des taux pour certains secteurs, oblige les employeurs à une planification budgétaire rigoureuse pour anticiper cette hausse de coût progressive jusqu’à l’extinction totale de la DFS, prévue entre 2029 et 2038 selon les professions.

Renforcement des obligations et risques de redressement

Tant que la DFS reste applicable, les employeurs doivent se conformer à des obligations strictes, dont le non-respect peut entraîner des redressements de la part de l’URSSAF. La charge de la preuve repose entièrement sur l’employeur.

Obligations préalables à l’application de la DFS

1. Recueil du consentement du salarié : L’employeur a l’obligation formelle de recueillir chaque année le consentement explicite du salarié pour l’application de la DFS. Ce consentement peut être formalisé par un contrat de travail, un avenant, ou un document écrit distinct. L’absence de consentement écrit expose l’employeur à un redressement.
2. Devoir d’information : L’employeur doit informer clairement le salarié des conséquences de la DFS sur ses droits sociaux, notamment une diminution des droits à la retraite et des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS), puisque celles-ci sont calculées sur le salaire brut abattu.
3. Preuve des frais professionnels engagés : L’employeur doit être en mesure de démontrer que le salarié supporte effectivement des frais professionnels non remboursés par ailleurs. Cette condition est essentielle et scrutée lors des contrôles URSSAF.

Obligations déclaratives et de conservation

L’employeur est tenu de respecter des obligations administratives précises pour sécuriser l’application de la DFS.

Le non-respect de l’une de ces conditions peut entraîner la réintégration de l’abattement dans l’assiette des cotisations et un redressement sur les montants correspondants.

Obligations employeur liées à l’Arrêté du 4 septembre 2025

L’arrêté du 4 septembre 2025, qui abroge et remplace la réglementation antérieure du 20 décembre 2002, systématise et clarifie les obligations de l’employeur en matière de gestion des frais professionnels. Au-delà des modalités de remboursement, le texte met l’accent sur quatre piliers administratifs fondamentaux : le recueil du consentement, le devoir d’information, la conservation rigoureuse des justificatifs et la précision des déclarations sociales. Le respect scrupuleux de ces obligations est la condition sine qua non pour sécuriser l’exonération de cotisations sociales sur les sommes versées et éviter tout risque de redressement par l’URSSAF.

Le recueil du consentement : une obligation renforcée

Le recueil du consentement du salarié n’est pas une simple formalité ; il constitue un prérequis juridique dans des situations précises, notamment pour l’application de la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) tant qu’elle reste en vigueur.

• Formalisme Impératif : Pour la DFS, l’employeur doit obtenir chaque année un consentement explicite et écrit du salarié. Ce consentement peut être intégré au contrat de travail ou à un avenant, mais à défaut, il doit faire l’objet d’un document distinct renouvelé annuellement.
• Consentement Éclairé : L’accord du salarié ne peut être valide que s’il est « éclairé ». Cela signifie que l’employeur a l’obligation de lui avoir préalablement expliqué les conséquences, notamment la réduction de ses droits sociaux (retraite, indemnités journalières) du fait de la baisse de son salaire brut soumis à cotisations.
• Charge de la Preuve : En cas de contrôle, la charge de la preuve du recueil du consentement pèse exclusivement sur l’employeur. L’absence d’un accord écrit, clair et daté est systématiquement sanctionnée par un redressement.

L’obligation d’information et de transparence

L’arrêté renforce le devoir général de transparence de l’employeur envers ses salariés et l’administration. Cette obligation dépasse le seul cadre de la DFS et s’applique à l’ensemble de la politique de gestion des frais professionnels.

Information des salariés

L’employeur doit s’assurer que les modalités de remboursement des frais (dépenses réelles ou allocations forfaitaires) sont claires et connues des salariés. La mention des montants et des calculs sur le bulletin de paie est une obligation légale qui participe à cette transparence.

Affichage obligatoire

De manière plus générale, l’employeur est tenu d’afficher dans les locaux de l’entreprise les informations relatives à ses obligations sociales, y compris celles concernant l’affiliation à l’URSSAF et les règles de déclaration des charges sociales, conformément aux dispositions réglementaires.

Conservation des justificatifs : une exigence de traçabilité

La capacité à justifier la nature et le montant des frais professionnels est au cœur du dispositif d’exonération. L’arrêté du 4 septembre 2025 maintient une exigence stricte de conservation des preuves, que le remboursement soit réel ou forfaitaire.

• Remboursement aux frais réels : Pour chaque dépense remboursée, l’employeur doit conserver la facture ou le justificatif original prouvant la nature et le montant de la dépense engagée par le salarié dans l’intérêt de l’entreprise.
• Allocations forfaitaires : Bien que dispensant de la production de factures pour chaque dépense, l’employeur doit pouvoir justifier les circonstances (déplacement, télétravail, etc.) qui ont conduit au versement de l’allocation forfaitaire. Par exemple, pour une indemnité de grand déplacement, il doit pouvoir prouver que le salarié était effectivement empêché de regagner son domicile.
• Durée de conservation : L’ensemble des documents justificatifs (factures, preuves de déplacement, consentements écrits, etc.) doit être conservé pour une durée minimale de 6 ans, afin de pouvoir être présenté en cas de contrôle URSSAF.

Obligations déclaratives auprès de l’URSSAF

Toutes les sommes versées au titre des frais professionnels, qu’elles soient exonérées ou non, doivent être traitées correctement dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Transparence déclarative | L’employeur doit déclarer avec précision les montants versés au titre des frais professionnels et s’assurer de leur correcte qualification pour bénéficier des exonérations.  Une erreur de codification ou de déclaration peut entraîner la réintégration des sommes dans l’assiette des cotisations.  Justification des exonérations Le principe est que tout remboursement de frais est un élément de salaire soumis à cotisations, sauf si l’employeur prouve qu’il correspond à des dépenses professionnelles réelles et justifiées.  L’employeur doit être prêt à justifier à tout moment auprès de l’URSSAF le bien-fondé de chaque exonération appliquée.  Continuité des obligations  L’arrêté du 4 septembre 2025 reprend l’essentiel des dispositions antérieures, ce qui implique une continuité dans les obligations de transmission d’informations aux URSSAF.  Les pratiques de paie et de déclaration doivent être rigoureusement alignées sur les plafonds et conditions fixés par le nouvel arrêté.

En somme, l’employeur est le garant de la conformité de l’ensemble du processus, de l’information du salarié à la déclaration finale auprès de l’URSSAF. Une gestion administrative rigoureuse et documentée est la meilleure protection contre le risque de contentieux.

Conséquences financières et RH

 

La refonte du cadre réglementaire des frais professionnels par l’arrêté du 4 septembre 2025 contraint les employeurs à une réévaluation stratégique de leur politique de rémunération et de leurs processus RH. Au-delà de la simple mise en conformité administrative, il s’agit d’anticiper un impact budgétaire significatif et de prévenir les risques de contentieux avec l’URSSAF, qui se trouvent renforcés.

Évaluation de l’impact budgétaire global

L’impact financier de la réforme va au-delà de la seule suppression progressive de la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS). Les employeurs doivent modéliser une hausse structurelle de leurs charges sociales et adapter leur budget en conséquence.

• Impact direct de la fin de la DFS : Pour les secteurs concernés (BTP, propreté, transport, etc.), la fin de l’abattement sur l’assiette des cotisations se traduit par une augmentation mécanique et progressive du coût du travail. Cette hausse doit être provisionnée annuellement en suivant le calendrier de réduction des taux jusqu’à leur extinction complète.
• Revalorisation des plafonds d’exonération : L’arrêté réévalue plusieurs plafonds pour les allocations forfaitaires. Les entreprises doivent intégrer ces nouveaux seuils dans leur politique de frais pour continuer à bénéficier des exonérations. Par exemple, l’indemnité de repas en déplacement est fixée à 21,10 €, la restauration sur le lieu de travail à 7,40 € et l’indemnité de télétravail peut atteindre 13 € par mois par jour de télétravail hebdomadaire.
• Coûts administratifs et de gestion : La complexité accrue des règles, notamment la nécessité de prouver les frais engagés même en cas de DFS ou de justifier les circonstances des allocations forfaitaires, engendre des coûts indirects. Ces coûts incluent le temps passé par les équipes RH et paie, la mise à jour des logiciels et potentiellement le recours à des conseils externes pour sécuriser les pratiques.

Adaptation nécessaire de la politique RH

La gestion des ressources humaines est en première ligne pour piloter la transition et en gérer les conséquences sociales. Une communication transparente et une adaptation des politiques internes sont cruciales pour maintenir un bon climat social.

Révision de la politique de rémunération

Pour les salariés qui bénéficiaient de la DFS, la fin du dispositif entraîne une baisse de leur salaire net (à salaire brut égal), puisque leurs cotisations salariales augmentent. Pour préserver le pouvoir d’achat et éviter des tensions, les employeurs devront envisager des stratégies de compensation.

• Négociation de la rémunération : Une renégociation des salaires bruts pourrait s’avérer nécessaire pour maintenir le niveau de rémunération nette des salariés affectés.
• Optimisation des remboursements : Les entreprises peuvent basculer vers une politique de remboursement des frais réels sur justificatifs, qui garantit une exonération de charges sans impacter les droits sociaux des salariés.
• Communication et pédagogie : Les équipes RH ont un rôle essentiel à jouer pour expliquer aux salariés concernés l’impact de la fin de la DFS sur leur bulletin de paie et leurs droits futurs (retraite, IJSS), comme l’exige le devoir d’information de l’employeur.

Mise à jour des processus internes

La nouvelle réglementation impose une révision des chartes internes et des processus de gestion des frais.

• Politique de déplacement et de télétravail : Les règles concernant les grands déplacements (exonération limitée à 5 ans) et le télétravail (nouveaux plafonds forfaitaires) doivent être intégrées dans les politiques de l’entreprise.
• Automatisation et contrôle : Il devient stratégique de s’équiper d’outils de gestion des notes de frais permettant d’assurer la traçabilité, le respect des plafonds et la conservation numérique des justificatifs, qui doivent être gardés au minimum 6 ans.

Risques de non-conformité et pénalités potentielles

Le non-respect des conditions fixées par l’arrêté expose l’employeur à des risques financiers importants en cas de contrôle URSSAF. La charge de la preuve reposant entièrement sur l’employeur, toute approximation est risquée.

• Redressement et réintégration : Le principal risque est la réintégration des sommes indûment exonérées dans l’assiette des cotisations sociales. Cela concerne aussi bien les abattements DFS appliqués sans consentement écrit que les allocations forfaitaires versées sans pouvoir justifier des circonstances.
• Calcul des pénalités : Le redressement inclut le paiement des cotisations patronales et salariales éludées, auquel s’ajoutent des majorations de retard et potentiellement des pénalités pour travail dissimulé si le manquement est jugé intentionnel.
• Contentieux et jurisprudence : La jurisprudence récente tend à être stricte, limitant la possibilité pour l’employeur de produire de nouvelles pièces justificatives en cours de contentieux pour contester un redressement. Une gestion documentaire irréprochable en amont est donc la seule véritable protection.

Recommandations et bonnes pratiques pour les employeurs

Pour les employeurs, la nouvelle réglementation sur les frais professionnels impose une double adaptation stratégique : anticiper la hausse des coûts sociaux due à la fin de la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) et renforcer rigoureusement les processus administratifs pour sécuriser les exonérations et éviter les redressements. Il est essentiel de mettre en place des stratégies internes proactives pour maîtriser les impacts financiers et se conformer aux nouvelles exigences de traçabilité et de justification.

• Anticiper la fin de la DFS par des accords collectifs : La suppression progressive de la DFS entre 2026 et 2038 augmentera mécaniquement les charges sociales pour les secteurs concernés. Les employeurs peuvent anticiper cet impact en négociant des accords collectifs pour redéfinir la politique de rémunération, par exemple en prévoyant une compensation salariale ou en basculant vers un système de remboursement des frais réels, plus sécurisé et sans impact sur les droits sociaux des salariés.
• Former les gestionnaires de paie et les managers : La complexité des règles, notamment les conditions de cumul, les nouveaux plafonds d’exonération et les obligations de justification, nécessite une montée en compétence des équipes RH et paie. Une formation ciblée est indispensable pour garantir l’application correcte des règles dans la paie, éviter les erreurs déclaratives et assurer que les managers valident les notes de frais en conformité avec la politique de l’entreprise.
• Optimiser la gestion des frais réels : Face à la disparition de la DFS, le remboursement des frais réels devient l’option la plus sûre pour exonérer les sommes versées de cotisations sociales. Il est recommandé de déployer des outils de gestion des notes de frais qui automatisent le contrôle des plafonds, facilitent la soumission des justificatifs et assurent leur archivage numérique sécurisé pour la durée légale de 6 ans, simplifiant ainsi la charge administrative et renforçant la traçabilité en cas de contrôle URSSAF.
• Renforcer la communication interne : L’employeur a une obligation d’information claire envers ses salariés, notamment sur les conséquences de la fin de la DFS sur leur rémunération nette et leurs droits sociaux. Mettre en place une communication transparente et documenter les politiques de frais professionnels (via une charte de déplacement, un guide du télétravail, etc.) permet de sécuriser les pratiques et de maintenir un bon climat social.