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SIRH

Qu’est ce que la conduite du changement ?

CHANGE MANAGEMENT

La conduite du changement est une technique de gestion qui est apparue à la fin des années 80 lors de la mise en œuvre d’importants projets informatiques. Il s'agit de la réalisation d’études d’impact, d’actions de communication de formation qui constituent un plan d’accompagnement du changement.

Le changement va se définir comme une rupture entre un passé fonctionnel mais obsolète et un futur, incertain qui doit apporter des progrès significatifs. La prise de risques est réelle et explique la résistance au changement des individus dont la position va forcément être impactée.

La transformation portera généralement sur l’organisation, les outils, les pratiques.

Le moment le plus délicat survient le jour J, celui du lancement du projet appelé aussi « go live ».

L’existant disparait pour laisser place à une nouvelle configuration délicate.

Préalablement, la communication du projet était concentrée sur les améliorations et bénéfices attendus or pendant une période d’au moins 2 mois, les individus sont confrontés à une perte très significative de productivité car il faut repenser les pratiques dans les nouvelles conditions avec un travail important en termes de reconfiguration et d’apprentissage.

L’objectif de la conduite du changement consiste par une préparation adéquate à limiter la phase d’adaptation pour que les effets positifs du changement se manifestent le plus tôt possible.

SIRH

SIRH adapter les outils aux besoins

Besoins outils SIRH

 

Il est important de disposer d'un Sirh bien dimensionné par rapport à la volumétrie et au degré de complexité des besoins de la fonction Ressources Humaines.

Si le coeur du Sirh est constitué par les informations personnelles et contractuelles relatives aux salariés, ces données peuvent être exploitées pour des besoins très variés.

La priorité consiste à bien définir ses besoins.

La fonction Ressources humaines au sein de l’entreprise va devoir disposer d’une ou de plusieurs solutions applicatives pour traiter les  3 grands domaines suivants :

 

  1. La gestion du personnel

Il s’agit de la gestion administrative (contrats, avenants…), de la paie et de la  GTA (gestion du temps et des activités).

 

  1. Le développement RH

On trouvera dans ce secteur, le recrutement et la mobilité, les entretiens d’activité et d’évaluation ainsi que la formation.

 

  1. Le reporting

Outre la production de tableaux de bord et d’indicateurs légaux (Bilan social), cette fonction est aussi susceptible de concerner des simulations consécutives à des changements dans la politique de rémunération.

 

 

Les Solutions SIRH retenues

Il existe alors 3 grands types d’outils pour faire face à ces besoins :

 

  1. ERP (Enterprise Resource Planning) : Logiciel généraliste qui couvre un grand nombre de domaines de l’entreprise (Commercial, Finance, Stocks, RH…). Il est clair que pour couvrir autant de domaines, les fonctionnalités présentes en standard sont des fonctionnalités de base. La probabilité d’avoir à effectuer des développements spécifiques pour enrichir le spectre fonctionnel est forte en contrepartie, l’outil est homogène et nécessite pas ou peu d’interface.

Le progiciel SAP est une solution modulaire très répandue qui illustre bien ce que l’on attend d’un ERP.

 

  1. Les suites RH

Ces applications sont très spécialisées. Elles constituent une brique du SIRH et nécessitent l’utilisation d’interfaces pour communiquer avec les autres outils RH.

Pourquoi s’embarrasser avec un outil spécialisé qui ne couvre qu’une partie des besoins ? C’est la richesse fonctionnelle sur un segment donné qui fait la différence.

Par exemple, dans une usine ouverte 24h sur 24 avec des rotations horaires  très spécifiques (travail de jour, de nuit, multiplicité d’horaires de travail et de primes associées au temps de travail), il n’est pas certain que les modules GTA intégrés au sein d’HR ACCESS ou d’ADP soient suffisants pour gérer l’ensemble des événements liés au temps de travail, on privilégie alors un outil spécifique de gestion du temps (Horoquartz, Chronogestor, Octime…)

 

  1. Les logiciels de bureautique

Essentiellement Excel pour le reporting et le contrôle de gestion sociale.

L’outil est maniable. Avec un peu de programmation VBA, les possibilités d’utilisation sont très vastes. Par contre, le risque d’erreur est très fréquent surtout en cas de changement d’utilisateur (faute de mode opératoire sur des créations de tableaux complexes).

 

On voit bien que la construction d’un SIRH pertinent, ne se limite pas à l’achat d’un logiciel donné, une étude préalable est indispensable pour faire les bons choix.

 

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5 modes d’externalisation du SIRH

Usage SIRH

Très peu d’entreprises gèrent leurs applicatifs RH (SIRH) de A à Z, en interne.

Il est donc pertinent de faire le point sur les différents modes de fonctionnement existants du plus internalisé au  plus externalisé.

1 L’hébergement de la base de données

On confie à un prestataire le soin d’héberger la base de données RH sur ses serveurs.

Il est alors responsable de la maintenance de la base et de sa sauvegarde.

L’entreprise reste responsable de l’adaptation de l’applicatif et de la réalisation des processus Rh (ex : paie).

2 Tierce Maintenance Applicative (TMA).

Un prestataire réalise la mise à jour et l’adaptation de l’outil.

Il effectue des travaux de maintenance et de paramétrage.

3 Application Service Provider (ASP).

L’entreprise dispose d’une ou de plusieurs licences d’utilisation, donnant lieu à une facturation mensuelle.

Cette solution est accessible depuis internet.

La base de données et le paramétrage sont spécifiquement ceux de l’entreprise.

Le fournisseur du service assure l’hébergement et la TMA. Les mises à jour logiciels sont définies et planifiées en fonction des besoins de l’entreprise.

4 Software as a service (SAAS)

Il s’agit de l’abonnement à une application standardisée accessible depuis internet. Si l’hébergement et la TMA sont effectués par le fournisseur ou l’éditeur du service, l’entreprise partage l’usage du logiciel avec d’autres, les montées de version ont lieu à la même date pour l’ensemble des clients et le degré de personnalisation est plus limité que pour une solution ASP.

5 Business Process Outsourcing (BPO)

On arrive ici, sur la forme d’externalisation, la plus complète puisqu’en plus de l’hébergement, de la TMA et de l’applicatif, c’est aussi le processus qui est externalisé (exemple : traitement de la paie.)

Ainsi une société qui use du BPO sur la Gestion des temps et des activités (GTA) et sur la Paie, ne compte pas parmi ses salariés de gestionnaires de paie.

Le descriptif qui vient d’être fait est un peu schématique, les éditeurs SIRH proposent en général, une offre de services modulable pour chacun des 5 cas présentés, de la prestation la plus basique à la plus confortable avec un écart significatif, en termes de coût pour l’entreprise.