Dans le monde de la paie et de la gestion sociale, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un outil fondamental.
Le numéro de contrat, au cœur de cette structure, joue un rôle technique et organisationnel essentiel. C’est surtout le cas, lors de modifications contractuelles. Voici quelques explications sur la structure DSN et les mécanismes de gestion des changements.
Le numéro de contrat dans la structure DSN
Dans la DSN, chaque contrat de travail, convention ou mandat est identifié par un numéro unique, déclaré dans le bloc S21.G00.40 (« Contrat »). Ce numéro sert de clé technique pour rattacher toutes les informations relatives à la vie du contrat d’un salarié. Il est indispensable pour assurer la continuité des données, notamment lors de corrections ou d’évolutions contractuelles.
Contextes où le numéro de contrat est crucial
1. Gestion des changements de modalités du contrat
La DSN prévoit deux blocs principaux pour gérer les évolutions :
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Bloc Changement Individu (S21.G00.31) : pour les changements de données identifiantes de l’individu.
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Bloc Changement Contrat (S21.G00.41) : pour les changements de modalités du contrat, qu’elles soient identifiantes ou non-identifiantes.
Lorsqu’une modalité du contrat (ex : statut, taux d’activité, code métier, etc.) évolue, le changement est déclaré dans le bloc S21.G00.41, en précisant la date de modification (S21.G00.41.001). Le numéro de contrat garantit que ce changement est bien rattaché au bon historique contractuel.
2. Correction ou annulation d’une déclaration
Si une erreur a été commise dans une DSN précédente, la correction passe par une nouvelle déclaration sur le même numéro de contrat. On utilise alors des valeurs dites « annulantes » (ex : « 0.00 » pour un taux, « 99 – Non concerné » pour un code) dans le bloc S21.G00.41 pour annuler l’information erronée.
3. Changements d’identifiants contractuels
En cas de modification d’une donnée identifiante du contrat (ancien numéro de contrat, SIRET d’affectation, date de début, etc.), la structure DSN prévoit des rubriques spécifiques dans le bloc S21.G00.41 (ex : S21.G00.41.014 pour l’ancien numéro de contrat) pour assurer le chaînage entre les différentes versions du contrat. Cela permet de suivre l’historique, même en cas de changement profond.
Détail technique : gestion des changements dans la DSN
– Bloc S21.G00.40 (« Contrat »)
Ce bloc contient la photographie du contrat pour le mois principal déclaré. Toute modification structurelle du contrat y est enregistrée.
– Bloc S21.G00.41 (« Changement Contrat »)
Ce bloc permet de déclarer :
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La modalité modifiée
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La date de modification (S21.G00.41.001)
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La profondeur de recalcul de la paie (S21.G00.41.028), qui indique depuis quelle date la paie doit être réexaminée en cas de correction1.
Exemple technique :
Si un taux a été mal saisi en février, la correction en mars consiste à déclarer dans le bloc S21.G00.41 la valeur « 0.00 » pour le taux, avec la date de correction, tout en conservant le même numéro de contrat. Cela permet d’annuler rétroactivement l’effet de l’erreur.
Règles de déclaration :
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Un bloc S21.G00.41 doit être créé pour chaque modalité modifiée.
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La date de modification doit être renseignée systématiquement.
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La rubrique « Profondeur de recalcul de la paie » est obligatoire pour borner la période de correction sur la paie.
À quoi sert le numéro de contrat au quotidien ?
– Traçabilité et reconstitution de l’historique
Le numéro de contrat permet de reconstituer précisément la situation contractuelle d’un salarié à tout instant, en chaînant toutes les modifications successives.
– Sécurisation des droits sociaux
Les organismes sociaux utilisent ce numéro pour appliquer correctement les règles de protection sociale, calculer les cotisations et droits, et éviter les erreurs de gestion.
– Sécurité des corrections
En cas de correction, la structure DSN et le numéro de contrat assurent que seule la donnée visée est modifiée, sans risque de confusion avec d’autres contrats.
Conclusion
Le numéro de contrat, dans la structure DSN, n’est pas seulement un identifiant : il est la clé de voûte de la gestion contractuelle, assurant la traçabilité, la sécurité et la fiabilité des données sociales. Sa bonne utilisation, notamment dans les blocs S21.G00.40 et S21.G00.41, garantit la continuité administrative et sociale du salarié, même en cas de changements ou de corrections successives.
